Serba-Serbi Persiapan AMEM-41

Suara handy talky bersahutan, derap langkah kaki berjalan hilir mudik memasuki venue dan ruangan-ruangan yang akan digunakan sebagai ruang acara dan pertemuan. Seperti itulah gambaran kesibukan panitia persiapan The 41st ASEAN Ministers on Energy Meeting (AMEM).

Acara pertemuan tingkat Menteri Energi antar Negara ASEAN ini rutin diadakan setiap tahunnya, dengan agenda membahas kerja sama intensif dalam pengembangan dan eksploitasi potensi sumber daya energi di kawasan ASEAN. Tahun ini, Indonesia menjadi tuan rumah AMEM dan Menteri Energi dan Sumber Daya Mineral (ESDM) akan memimpin persidangan AMEM yang diselenggarakan di Nusa Dua, Bali pada tanggal 24-25 Agustus 2023.

Ketua Bidang Persidangan dan Management Event AMEM-41, Alfi menyampaikan bahwa seluruh persiapan saat ini sudah selesai, mulai dari bidang teknis, venue/lokasi acara ataupun yang terkait dengan subtansi dipersidangan juga sudah selesai disiapkan.

“Semua sudah dipersiapkan dari kemarin, terkait dengan outcome-outcome yang harus dicapai, ada joint opening, penandatanganan MoU, minister CEO dialog, harus dipersiapkan dengan baik, yang pasti terus berprogres,” ujar Alfi, Selasa (22/8/2023), di Bali Nusa Dusa Convention Center (BNDCC).

Menurut Alfi, dari semua persiapan yang sudah dilakukan, koordinasi merupakan hal yang berperan sangat penting dalam kesuksesan suatu acara. Acara akan berjalan baik jika koordinasi yang baik sudah bersama-sama dilakukan, untuk mencapai tujuan bersama dengan cara yang efektif dan efisien.

“Yang paling susah mensingkronkan koordinasi antara satu bidang ke bidang lainnya, karena kenapa, kalau sampai koordinasinya kurang, jangan sampai missed di bidang lainnya. Mau persiapan sebagus apapun kalau tidak bagus koordinasinya, akan menjadi kurang maksimal,” pungkas Alfi.

Ditemui ditempat yang sama, Teta, Koordinator Protokol Kementerian ESDM menyampaikan bahwa dalam rangkaian kegiatan AMEM-41 ini ada sekitar 20 orang personel dari unit Kementerian ESDM yang bertugas, dan saat ini sudah dilakukan koordinasi dengan Polda Bali.

“Untuk pengamanan, tadi pagi sudah di gelar apel pasukan yang langsung dipimpin oleh Kapolda Bali, rencananya akan diterjunkan sejumlah 614 personil, kesiapan kegiatan opening akan dilakukan runtrough kegiatan, kemudian untuk penyambutan Para Menteri dari bandara nanti dilakukan oleh Eselon I KESDM,” imbuh Teta.

Teta juga menambahkan bahwa persiapan yang sudah dilakukan oleh tim protokoler antara lain, airport handling, persiapan personil di Bandara Soekarno Hatta untuk delegasi yang transit. Terkait dengan akses di Bandara Ngurah Rai, disiapkan juga dua jalur, ada jalur VIP untuk para Menteri dan jalur umum untuk para SOE Leader dan delegasi lainnya, kemudian juga disiapkan jalur khusus untuk imigrasi, terkait dengan delegasi AMEM.

“Kesulitan dalam persiapan sudah ditanggulangi. Perlu hati-hati dalam setiap melaksanakan protokoler, dan berharap acara bisa berjalan lancar dan tertib sesuai dengan apa yang sudah direncanakan”, sambung Teta.

Hal senada juga disampaikan Suryo, selaku Koordinator Liaison Officer (LO). Suryo menyampaikan bahwa  tugas utama LO adalah mengkoordinasikan kegiatan dan komunikasi di antara delegasi negara dan panitia. Menurutnya, keberhasilan setiap acara kenegaraan juga tak lepas dari peran serta LO.

“Menjadi seorang LO itu modalnya harus pinter berkomunikasi, karena LO itu tugas utamanya menjembatani panitia dan delegasi, jadi komunikasi harus bagus, kemudian juga harus cekatan dan punya daya ingat tinggi, mampu mengerti setiap rundown dan kegiatan dan dapat mengkomunikasikan dengan baik ke delegasi,” pungkas Suryo.

Suryo menyatakan bahwa hal yang perlu dipersiapkan dalam LO dalam AMEM-41 ini adalah paham tentang ASEAN dan keterkaitannya, kemudian juga mengerti bagaimana cara melayani pimpinan, tamu VIP, yang paling penting juga harus memiliki wawasan terkait dengan ESDM dan sektor energi.

“AMEM-41 ini total ada 55 LO yang bertugas dan dibagi ke tiap delegasi, semuanya tergantung jumlah delegasi, meski awalnya kesulitan mencari temen-temen di unit KESDM yang mau jadi LO, karena banyak yang berhalangan, namun itulah challenging, susah tidak, mudah juga tidak,” ungkap Suryo. (RA)